Le présent article est fourni à titre informatif uniquement et n'est pas destiné à fournir, ni ne doit être considéré comme, un conseil juridique ou financier. Veuillez consulter vos propres conseillers juridiques ou comptables si vous avez des questions à ce sujet.

Dans les achats d'entreprise, il est facile de se concentrer sur les postes de dépenses importants comme les contrats fournisseurs majeurs, les commandes de stock en gros et les accords de service à long terme. Mais, dissimulée dans le budget de votre entreprise, se trouve une autre catégorie de dépenses qui peut s'accumuler discrètement : la longue traîne des dépenses.

Bien que ces achats puissent sembler trop insignifiants pour avoir un impact, collectivement, ils peuvent représenter une part importante de vos dépenses. S'ils ne sont pas gérés, ils peuvent entraîner des opportunités d'économies manquées. C'est pourquoi comprendre et maîtriser la gestion de la longue traîne des dépenses peut faire une grande différence pour vos résultats financiers.

Qu'est-ce que la longue traîne des dépenses ?

En termes simples, la longue traîne des dépenses désigne les achats plus petits, souvent négligés, qui ne relèvent pas de vos principales catégories d'approvisionnement. Ils peuvent inclure des commandes ponctuelles auprès de fournisseurs, des fournitures de bureau, des abonnements logiciels ou des achats de dernière minute auprès de fournisseurs que vous n'utilisez pas habituellement.

Souvent, ces dépenses représentent environ 20 % de vos dépenses totales, mais peuvent impliquer jusqu'à 80 % de vos fournisseurs — c'est pourquoi on les appelle les dépenses de la « longue traîne ». Elles constituent la longue traîne, pour ainsi dire, de vos activités d'approvisionnement, se produisant en dehors des relations fournisseurs principales sur lesquelles votre entreprise se concentre.

Exemples d'achats de la longue traîne

Les types courants de dépenses de la longue traîne incluent :

• Équipement ou fournitures de bureau achetés dans des magasins de détail
• Équipement d'urgence ou services de réparation de bureau
• Petites licences logicielles achetées avec une carte d'entreprise
• Frais de déplacement réservés en dehors des canaux approuvés
• Matériel marketing commandé auprès de fournisseurs ponctuels
• Travaux de maintenance imprévus
• Cadeaux ponctuels aux clients ou aux employés

Individuellement, ces transactions peuvent sembler mineures, mais à l'échelle d'une organisation, elles peuvent s'accumuler rapidement.

Pourquoi la longue traîne des dépenses est importante

Il peut être facile de considérer la longue traîne des dépenses comme insignifiante, car chaque transaction est de petite taille. Cependant, plusieurs raisons justifient qu'on y prête attention.

1. Opportunités d'économies manquées

Étant donné que ces achats contournent souvent les processus d'approvisionnement formels, vous passez probablement à côté de remises sur volume, de tarifs négociés et d'appels d'offres concurrentiels.

2. Visibilité réduite

Lorsque les dépenses sont réparties entre de multiples fournisseurs et employés, il peut être plus difficile d'avoir une vue d'ensemble des dépenses de l'entreprise, ce qui rend la budgétisation et les prévisions moins précises.

3. Augmentation des coûts de gestion des fournisseurs

La gestion d'un grand nombre de petits fournisseurs augmente la charge de travail administrative et peut mettre à rude épreuve les processus de comptabilité fournisseurs.

4. Risque de non-conformité

Si les petits achats, comme les dépenses occasionnelles effectuées avec les cartes des employés, ne sont pas suivis, ils risquent de ne pas respecter les directives de conformité internes ou les réglementations sectorielles, augmentant ainsi l'exposition aux risques. 

Chez Flex, notre plateforme de gestion des dépenses assure le suivi de tous les achats effectués avec les cartes d'entreprise, afin que vous n'ayez pas à vous soucier de ce risque accru.  

La règle des 80/20 et les dépenses de queue

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Le principe de Pareto, ou règle des 80/20, joue un rôle important dans la compréhension des dépenses de queue. Dans les achats, cela signifie souvent :

• 80 % de vos dépenses totales sont concentrées chez ~20 % de vos fournisseurs (vos fournisseurs principaux ou privilégiés).
• Le 20 % restants des dépenses est réparti entre 80 % de vos fournisseurs — ce sont vos dépenses de la longue traîne.

Ces 20 % des dépenses totales peuvent être très inefficaces si elles ne sont pas gérées, coûtant à votre entreprise du temps et de l'argent. Le défi ? Une gestion efficace des dépenses de la longue traîne.

Comment gérer efficacement les dépenses de la longue traîne

La gestion des dépenses de la longue traîne consiste à identifier, suivre et contrôler ces achats plus modestes afin qu'ils jouent en votre faveur. Voici comment commencer :

1. Centraliser les achats

Utilisez une plateforme centralisée, comme Flex, ou un système d'approvisionnement pour centraliser toutes les transactions. Cela garantit une visibilité sur chaque achat, aussi minime soit-il.

2. Identifier les achats fréquents de faible valeur

Recherchez les achats récurrents au sein des équipes — comme les fournitures de bureau ou les licences logicielles — qui pourraient être regroupés auprès d'un fournisseur privilégié.

3. Consolider les fournisseurs

Réduisez le nombre de fournisseurs ponctuels en négociant avec un groupe plus restreint de fournisseurs capables de répondre à la plupart ou à l'ensemble de vos besoins.

4. Mettre en œuvre des contrôles d'achat

Mettez en place des contrôles internes solides, y compris des flux de travail d'approbation pour les achats dépassant un certain seuil ou en dehors des catégories privilégiées.

5. Utiliser les cartes de crédit d'entreprise ou professionnelles

L'utilisation d'une carte de crédit professionnelle dédiée — comme la Flex Business Credit Card — offre une visibilité en temps réel sur les dépenses, permet des conditions de paiement flexibles et simplifie le suivi des dépenses non stratégiques. 

Flex vous permet d'émettre un nombre illimité de cartes pour vos employés, leur permettant de gérer leurs propres achats tout en garantissant que toutes les dépenses sont centralisées et suivies sur une seule plateforme. 

6. Examiner et ajuster régulièrement

Effectuez des examens trimestriels pour vérifier si vos dépenses non stratégiques ont évolué, et ajustez votre stratégie d'approvisionnement en conséquence.

Économies potentielles dans la gestion des dépenses non stratégiques

Voici un exemple de la manière dont la gestion des dépenses non stratégiques pourrait révéler des économies cachées. Ce tableau montre combien vous pourriez économiser en mettant en œuvre une stratégie efficace de gestion des dépenses non stratégiques. 

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Dépenses non stratégiques : non gérées ou gérées

Voici une comparaison rapide des risques liés au fait de laisser les dépenses non stratégiques sans contrôle par rapport aux avantages de les gérer de manière proactive :

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Comment Flex peut vous aider dans la gestion des dépenses non stratégiques

La carte de crédit professionnelle Flex facilite la gestion des dépenses non stratégiques en vous offrant :

• Visibilité des dépenses en temps réel pour savoir où va chaque euro
• Contrôles de carte personnalisables pour les différents membres de l'équipe
• Jusqu'à 60 jours de flottant pour libérer flux de trésorerie
• Paiement de factures intégré pour optimiser les paiements aux fournisseurs

En acheminant les dépenses de la longue traîne via Flex, vous centralisez le suivi, améliorez la conformité et créez des opportunités de négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs.

Réflexions finales

Bien que les dépenses de la longue traîne puissent sembler insignifiantes, les ignorer peut entraîner des coûts inutiles et des inefficacités. En appliquant la règle des 80/20 et en utilisant des outils intelligents comme Flex, vous pouvez transformer ces achats « divers » en une partie contrôlée et optimisée de votre stratégie d'approvisionnement.

En bref, la gestion des dépenses de la longue traîne ne consiste pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à améliorer la visibilité, à optimiser les processus et à réaliser des économies que vous ignoriez.