The following article is offered for informational purposes only, and is not intended to provide, and should not be relied on, for legal or financial advice. Please consult your own legal or accounting advisors if you have questions on this topic.

В сфере закупок легко сосредоточиться на крупных позициях, таких как основные контракты с поставщиками, оптовые заказы инвентаря и долгосрочные соглашения об обслуживании. Но в бюджете вашей компании скрывается еще одна категория расходов, которая может незаметно накапливаться: "хвостовые" расходы.

Хотя эти покупки могут показаться слишком незначительными, чтобы оказать влияние, в совокупности они могут составлять значительную часть ваших расходов. Если ими не управлять, это может привести к упущенным возможностям для экономии. Вот почему понимание и освоение управления "хвостовыми" расходами может существенно повлиять на вашу прибыль.

Что такое "хвостовые" расходы?

Проще говоря, "хвостовые" расходы — это мелкие, часто упускаемые из виду покупки, которые не подпадают под основные категории закупок. Они могут включать разовые заказы поставщикам, канцелярские товары, подписки на программное обеспечение или срочные покупки у поставщиков, с которыми вы обычно не работаете.

Часто эти расходы составляют около 20% от общих затрат, но могут быть связаны с 80% ваших поставщиков — вот почему их называют "хвостовыми" расходами. Это, так сказать, "длинный хвост" вашей закупочной деятельности, происходящий вне основных отношений с поставщиками, на которых сосредоточен ваш бизнес.

Примеры "хвостовых" закупок

К распространенным видам "хвостовых" расходов относятся:

• Офисное оборудование или расходные материалы, купленные в розничных магазинах
• Аварийное оборудование или услуги по ремонту офиса
• Небольшие лицензии на программное обеспечение, приобретенные с помощью корпоративной карты
• Командировочные расходы, забронированные вне утвержденных каналов
• Маркетинговые материалы, заказанные у разовых поставщиков
• Внеплановые ремонтные работы
• Разовые подарки клиентам или сотрудникам

Отдельно эти транзакции кажутся незначительными, но в масштабах организации они могут быстро накапливаться.

Почему "хвостовые" расходы важны

Легко списать "хвостовые" расходы как неважные, поскольку каждая транзакция невелика. Однако есть несколько причин, по которым "хвостовые" расходы заслуживают внимания.

1. Упущенные возможности для экономии

Поскольку эти закупки часто обходят официальные процедуры снабжения, вы, вероятно, упускаете возможность получить оптовые скидки, согласованные тарифы и преимущества конкурентных торгов.

2. Снижение прозрачности

Когда расходы распределены между множеством поставщиков и сотрудников, становится сложнее получить полную картину трат компании, что снижает точность бюджетирования и прогнозирования.

3. Увеличение затрат на управление поставщиками

Управление большим количеством мелких поставщиков увеличивает административную нагрузку и может создавать трудности для процессов расчетов с поставщиками.

4. Риск несоблюдения требований

Если мелкие закупки, например, случайные траты по картам сотрудников, остаются без отслеживания, они могут не соответствовать внутренним правилам комплаенса или отраслевым нормативам, что увеличивает подверженность рискам. 

В Flex наша платформа для управления расходами отслеживает все покупки, сделанные по корпоративным картам, поэтому вам не придется беспокоиться об этом повышенном риске.  

Правило 80/20 и «хвостовые» расходы

‍

‍

Принцип Парето, или правило 80/20, играет важную роль в понимании «хвостовых» расходов. В сфере закупок это часто означает:

• 80% ваших общих расходов сосредоточены в рамках ~20% ваших поставщиков (ваших основных или предпочтительных поставщиков).
• оставшиеся 20% расходов распределяются между 80% ваших поставщиков — это ваши хвостовые расходы.

Эти 20% от общих расходов могут быть крайне неэффективными, если ими не управлять, что обходится вашему бизнесу как временем, так и деньгами. Задача? Эффективное управление хвостовыми расходами.

Как эффективно управлять хвостовыми расходами

Управление хвостовыми расходами заключается в выявлении, отслеживании и контроле этих небольших закупок, чтобы они работали в вашу пользу. Вот как начать:

1. Централизуйте закупки

Используйте централизованную платформу, такую как Flex, или систему закупок для сбора всех транзакций в одном месте. Это обеспечивает прозрачность каждой закупки, независимо от ее размера.

2. Выявляйте частые малоценные закупки

Ищите повторяющиеся закупки в разных командах — например, канцелярские товары или лицензии на программное обеспечение — которые можно было бы консолидировать у предпочтительного поставщика.

3. Консолидируйте поставщиков

Сократите количество разовых поставщиков путем переговоров с меньшим числом поставщиков, которые могут удовлетворить большинство или все ваши потребности.

4. Внедрите контроль закупок

Настройте надежные механизмы внутреннего контроля, включая рабочие процессы утверждения для закупок выше определенного порога или вне предпочтительных категорий.

5. Используйте корпоративные или бизнес-кредитные карты

Использование специализированной корпоративной кредитной карты — такой как Корпоративная кредитная карта Flex — обеспечивает видимость расходов в реальном времени, позволяет использовать гибкие условия оплаты и упрощает отслеживание расходов по мелким закупкам. 

Flex позволяет выпускать неограниченное количество карт для сотрудников, давая им возможность самостоятельно управлять своими покупками, при этом гарантируя, что все расходы поступают на централизованную, отслеживаемую платформу. 

6. Регулярный пересмотр и корректировка

Проводите ежеквартальные обзоры, чтобы определить, изменились ли ваши мелкие закупки, и соответствующим образом скорректируйте стратегию закупок.

Потенциальная экономия при управлении мелкими закупками

Ниже приведен пример того, как управление мелкими закупками может выявить скрытую экономию. Эта таблица показывает, сколько вы могли бы сэкономить, внедрив эффективную стратегию управления мелкими закупками. 

‍

Мелкие закупки: без управления и с управлением

Вот краткое сравнение рисков бесконтрольных мелких закупок и преимуществ их проактивного управления:

‍

Как Flex может помочь в управлении мелкими закупками

Корпоративная кредитная карта Flex упрощает управление мелкими закупками, предоставляя вам:

• Видимость расходов в реальном времени чтобы вы знали, куда уходит каждый доллар
• Настраиваемые элементы управления картой для разных членов команды
• Отсрочка платежа до 60 дней чтобы высвободить денежный поток
• Интегрированная оплата счетов для оптимизации платежей поставщикам

Направляя второстепенные расходы через Flex, вы централизуете отслеживание, улучшаете соблюдение требований и создаете возможности для согласования более выгодных тарифов с поставщиками.

Заключительные мысли

Хотя второстепенные расходы могут показаться незначительными, игнорирование их может привести к ненужным затратам и неэффективности. Применяя правило 80/20 и используя умные инструменты, такие как Flex, вы можете превратить эти «разрозненные» покупки в контролируемую, оптимизированную часть вашей стратегии закупок.

Короче говоря, управление второстепенными расходами — это не только сокращение затрат, но и повышение прозрачности, улучшение процессов и выявление скрытых сбережений.