The following article is offered for informational purposes only, and is not intended to provide, and should not be relied on, for legal or financial advice. Please consult your own legal or accounting advisors if you have questions on this topic.

Кредиторская задолженность: очень необходимая, но крайне утомительная часть бизнес-операций. Из-за узких мест в процессе утверждения, разрозненных систем и ручных задач многие компании тратят слишком много времени на управление кредиторской задолженностью.

Ставки высоки, поскольку управление кредиторской задолженностью требует точности. Однако ручные процессы открывают двери для ошибок, будь то проблемы с вводом данных или потенциальное мошенничество.

ИИ изменил традиционные процессы управления кредиторской задолженностью, оптимизировав и автоматизировав рабочие процессы. Компаниям следует рассмотреть решения для управления кредиторской задолженностью (AP) на базе ИИ, чтобы сэкономить время и снизить риск ошибок.

‍

Что такое автоматизация кредиторской задолженности на базе ИИ?

На базе ИИ автоматизация кредиторской задолженности использует искусственный интеллект и машинное обучение для улучшения процессов AP различными способами. Результатом является сокращение ручного труда, повышение точности и ускорение утверждений. 

Поскольку ИИ может выполнять множество ручных задач, финансовые команды могут сосредоточиться на более ценной работе и тратить меньше времени на утомительный ввод данных.

‍

Ключевые преимущества использования ИИ для управления кредиторской задолженностью

Автоматизация задач и сокращение ошибок снижают затраты на AP. Компании могут избежать прямых затрат, которые могут быть вызваны ошибками, а также увеличить объем AP без увеличения штата. 

Вот несколько конкретных способов, которыми ИИ делает работу команд AP более точной и эффективной.

‍

Исключите ручной ввод данных

ИИ может извлекать данные из документов, таких как PDF-файлы, электронные письма и сканы бумажных документов. Используя OCR и машинное обучение, ИИ извлекает данные из счетов, заказов на покупку, квитанций и многого другого. 

При обработке счетов с помощью ИИ такие данные, как имена поставщиков, номера счетов, даты и суммы, автоматически вводятся в систему управления кредиторской задолженностью. Без ИИ сотруднику пришлось бы вводить эту информацию вручную.

‍

Ускорение согласований и платежей

Многие компании устанавливают лимиты для утверждения расходов и назначают конкретных лиц, ответственных за утверждение покупок. ИИ может направлять счета и расходы сотрудников нужному члену команды на основе заранее определенных правил и сумм расходов. Это экономит время, поскольку отделу расчетов с поставщиками не придется отправлять электронные письма или уведомлять нужного человека для согласования. 

‍

Повышение точности и снижение человеческих ошибок

Поскольку ИИ может извлекать данные из документов, это уменьшает количество ошибок, возникающих при ручном вводе данных человеком. Например, получен счет на 7295 долларов, но кто-то случайно вводит в систему 7925 долларов. Кроме того, ИИ повышает точность, обеспечивая правильное кодирование транзакций. 

ИИ также может проверять извлеченные данные между документами, например, сравнивая заказ на покупку со счетом-фактурой, что экономит время на ручную проверку при двухстороннем и трехстороннем сопоставлении. 

‍

Предотвращение ошибочных платежей и мошенничества

Помимо ошибок ввода данных, отделы расчетов с поставщиками малого бизнеса могут случайно оплатить счет дважды. Если поставщик отправляет счет по электронной почте и в бумажном виде, традиционное программное обеспечение для оплаты счетов может не обнаружить дубликат. Ошибки также могут возникать, когда кто-то отправляет платеж не тому поставщику, сделав неправильный выбор в системе расчетов с поставщиками. Эти ошибки исключаются, поскольку ИИ может помечать дубликаты и сопоставлять счета с поставщиками.

Кроме того, в расчетах с поставщиками всегда существует риск мошенничества, будь то внешнее (например, поддельный поставщик) или внутреннее (сотрудник, подделывающий платежи). ИИ и алгоритмы могут анализировать данные транзакций и выявлять аномалии. 

‍

Обеспечение прозрачности денежных потоков в реальном времени

ИИ для расчетов с поставщиками будет собирать, анализировать и прогнозировать ваши финансовые данные. На основе такой информации, как непогашенная дебиторская и кредиторская задолженность, сезонность и циклы продаж, ИИ может прогнозировать ваше положение с денежными потоками и представлять его вам в отчете или на панели управления.

‍

На что обратить внимание в платформе автоматизации расчетов с поставщиками на базе ИИ

Если вы хотите заменить текущее решение для расчетов с поставщиками на решение, работающее на базе ИИ, вот несколько функций, на которые стоит обратить внимание:

• OCR для чтения документов и извлечения данных
• Автоматическая категоризация транзакций
• Интеллектуальная маршрутизация согласований
• Отчетность и уведомления в реальном времени

Любая AP-система должна включать такие функции, как гибкие способы оплаты (ACH, банковские переводы, чеки) и интеграцию с другими используемыми вами финансовыми инструментами. Однако, помимо этого, вам следует обратить внимание на перечисленные выше функции, чтобы убедиться, что вы получаете надежные инструменты ИИ для учета кредиторской задолженности для вашей финансовой команды.

‍

Flex: AP на базе ИИ, разработанная для масштабирования

С Flex вы можете автоматизировать оплату счетов и управление расходами с бесплатной AP-автоматизацией и мощными инструментами ИИ.  

Flex предлагает встроенное управление поставщиками и счетами для владельцев банковских счетов Flex. Система оплаты счетов Flex на базе ИИ будет распознавать и обрабатывать данные счетов, а вы сможете создавать рабочие процессы для упрощения утверждений. 

Вы можете выбрать оплату через ACH в тот же день, отправить бесплатный банковский перевод или оплатить кредитной картой (получая вознаграждения за соответствующие платежи по счетам). 

Flex Bill Pay интегрируется с бухгалтерскими платформами, такими как QuickBooks Online, и объединена с вашими кредитными и банковскими счетами Flex. 

Ник Шарма, основатель Sharma Brands, говорит: «Что действительно отличает Flex, так это то, как он упрощает ваш финансовый опыт, бесшовно объединяя ваши банковские и кредитные потребности в одной мощной платформе».

‍

Готовы автоматизировать ваш AP-процесс?

Компании столкнутся с трудностями при масштабировании, если продолжат полагаться на ручные процессы учета кредиторской задолженности. ИИ и автоматизация могут сократить или исключить рутинные задачи, одновременно повышая точность. 

С Flex вы можете автоматизировать AP без оформления еще одной подписки на программное обеспечение. Гибкие варианты оплаты в сочетании с банковскими продуктами и кредитными картами Flex могут улучшить ваш денежный поток.