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Nel procurement aziendale, è facile concentrarsi sulle voci di spesa più importanti, come i principali contratti con i fornitori, gli ordini di inventario all'ingrosso e gli accordi di servizio a lungo termine. Ma nascosta nel budget della tua azienda c'è un'altra categoria di spesa che può accumularsi silenziosamente: la spesa di coda.

Sebbene questi acquisti possano sembrare troppo piccoli per avere un impatto, collettivamente possono rappresentare una parte significativa delle tue spese. Se lasciati non gestiti, potrebbero significare opportunità di risparmio mancate. Ecco perché comprendere e padroneggiare la gestione della spesa di coda può fare una grande differenza per i tuoi profitti.

Cos'è la spesa di coda?

In termini semplici, la spesa di coda si riferisce agli acquisti più piccoli, spesso trascurati, che non rientrano nelle tue principali categorie di acquisto. Possono includere ordini una tantum da fornitori, forniture per ufficio, abbonamenti software o acquisti dell'ultimo minuto da fornitori che di solito non utilizzi.

Spesso, queste spese costituiscono circa il 20% della tua spesa totale ma possono coinvolgere fino all'80% dei tuoi fornitori — ecco perché sono chiamate spese di “coda”. Sono la coda lunga, per così dire, delle tue attività di procurement, che avvengono al di fuori delle relazioni primarie con i fornitori su cui la tua azienda si concentra.

Esempi di acquisti di spesa di coda

I tipi comuni di spesa di coda includono:

• Attrezzature o forniture per ufficio acquistate da negozi al dettaglio
• Attrezzature di emergenza o servizi di riparazione per ufficio
• Piccole licenze software acquistate con una carta aziendale
• Spese di viaggio prenotate al di fuori dei canali approvati
• Materiali di marketing ordinati da fornitori una tantum
• Lavori di manutenzione non pianificati
• Regali una tantum a clienti o dipendenti

Individualmente, queste transazioni sembrano minori, ma in un'organizzazione, possono accumularsi rapidamente.

Perché la spesa di coda è importante

Può essere facile considerare la spesa di coda come irrilevante perché ogni transazione è piccola. Tuttavia, ci sono diverse ragioni per cui la spesa di coda merita attenzione.

1. Opportunità di risparmio mancate

Poiché questi acquisti spesso aggirano i processi di approvvigionamento formali, è probabile che si perdano sconti sul volume, tariffe negoziate e offerte competitive.

2. Visibilità Ridotta

Quando le spese sono disperse tra più fornitori e dipendenti, può essere più difficile avere un quadro completo delle spese aziendali, rendendo meno accurati il budgeting e le previsioni.

3. Aumento dei Costi di Gestione dei Fornitori

La gestione di un gran numero di piccoli fornitori aumenta il carico di lavoro amministrativo e può mettere sotto pressione i processi di contabilità fornitori.

4. Rischio di Non Conformità

Se gli acquisti minori, come le spese occasionali effettuate con le carte dei dipendenti, non vengono tracciati, potrebbero non rispettare le linee guida interne di conformità o le normative di settore, aumentando l'esposizione al rischio. 

In Flex, la nostra gestione delle spese piattaforma tiene traccia di tutti gli acquisti effettuati con le carte aziendali, così non dovrete preoccuparvi di questo rischio maggiore.  

La Regola 80/20 e la Spesa di Coda

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Il Principio di Pareto, o regola 80/20, gioca un ruolo importante nella comprensione della spesa di coda. Negli acquisti, spesso significa:

• l'80% della spesa totale è concentrato nel ~20% dei vostri fornitori (i vostri fornitori primari o preferiti).
• La il restante 20% della spesa è distribuito tra l'80% dei tuoi fornitori — questa è la tua spesa di coda.

Quel 20% della spesa totale può essere altamente inefficiente se non gestito, costando alla tua azienda sia tempo che denaro. La sfida? Una gestione efficace della spesa di coda.

Come gestire la spesa di coda in modo efficace

La gestione della spesa di coda consiste nell'identificare, monitorare e controllare quei piccoli acquisti in modo che siano a tuo vantaggio. Ecco come iniziare:

1. Centralizzare gli acquisti

Utilizza una piattaforma centralizzata, come Flex, o un sistema di procurement per registrare tutte le transazioni in un unico luogo. Ciò garantisce visibilità su ogni acquisto, indipendentemente dalla sua entità.

2. Identificare gli acquisti frequenti di basso valore

Cerca acquisti ripetuti tra i team — come forniture per ufficio o licenze software — che potrebbero essere consolidati con un fornitore preferenziale.

3. Consolidare i fornitori

Riduci il numero di fornitori occasionali negoziando con un gruppo più ristretto di fornitori che possano soddisfare la maggior parte o tutte le tue esigenze.

4. Implementare controlli sugli acquisti

Implementa rigorosi controlli interni, inclusi flussi di lavoro di approvazione per acquisti superiori a una certa soglia o al di fuori delle categorie preferenziali.

5. Utilizzare carte di credito aziendali

L'utilizzo di una carta di credito aziendale dedicata — come la Flex Business Credit Card — offre visibilità in tempo reale sulle spese, consente termini di pagamento flessibili e semplifica il monitoraggio delle spese per gli acquisti a coda lunga. 

Flex ti permette di emettere un numero illimitato di carte per i dipendenti, consentendo ai tuoi dipendenti di gestire i propri acquisti garantendo al contempo che tutte le spese confluiscano in una piattaforma centralizzata e tracciata. 

6. Revisione e Adeguamento Regolare

Effettua revisioni trimestrali per verificare se la tua spesa a coda lunga è cambiata e affina di conseguenza la tua strategia di approvvigionamento.

Risparmi Potenziali nella Gestione della Spesa a Coda Lunga

Di seguito è riportato un esempio di come la gestione della spesa a coda lunga possa rivelare risparmi nascosti. Questa tabella mostra quanto potresti risparmiare implementando una strategia efficace di gestione della spesa a coda lunga. 

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Spesa a Coda Lunga Non Gestita vs. Gestita

Ecco un rapido confronto dei rischi di lasciare la spesa a coda lunga incontrollata rispetto ai vantaggi di gestirla proattivamente:

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Come Flex può aiutare nella gestione della spesa a coda lunga

La Flex Business Credit Card rende più semplice la gestione della spesa a coda lunga offrendoti:

• Visibilità delle spese in tempo reale così sai dove va ogni euro
• Controlli personalizzabili della carta per i diversi membri del team
• Fino a 60 giorni di dilazione per liberare flusso di cassa
• Pagamento fatture integrato per ottimizzare i pagamenti ai fornitori

Incanalando la spesa di coda tramite Flex, si centralizza il monitoraggio, si migliora la conformità e si creano opportunità per negoziare tariffe migliori con i fornitori.

Considerazioni finali

Anche se la spesa di coda può sembrare insignificante, ignorarla può portare a costi inutili e inefficienze. Applicando la regola 80/20 e utilizzando strumenti intelligenti come Flex, è possibile trasformare questi acquisti “vari” in una parte controllata e ottimizzata della propria strategia di approvvigionamento.

In sintesi, la gestione della spesa di coda non riguarda solo il taglio dei costi, ma l'ottenimento di visibilità, il miglioramento dei processi e lo sblocco di risparmi di cui non si era a conoscenza.