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企業の調達において、主要なベンダー契約、大量の在庫発注、長期サービス契約といった高額な項目に注目しがちです。しかし、会社の予算には、気づかないうちに積み重なる別の支出カテゴリーがあります。それが「テールスペンド」です。

これらの購入は影響が小さいように見えるかもしれませんが、全体として見ると、支出の大部分を占めることがあります。管理を怠ると、節約の機会を逃すことになりかねません。だからこそ、テールスペンド管理を理解し、習得することが、最終的な収益に大きな違いをもたらすのです。

テールスペンドとは？

簡単に言えば、テールスペンドとは、主要な調達カテゴリーに分類されない、小さく、見過ごされがちな購入を指します。これには、単発のサプライヤーへの発注、事務用品、ソフトウェアのサブスクリプション、普段利用しないベンダーからの直前の購入などが含まれます。

これらの費用は、総支出の約20%を占めることが多いですが、サプライヤーの最大80%が関与する可能性があります。これが「テール」スペンドと呼ばれる所以です。いわば、貴社の調達活動における「ロングテール」であり、貴社が重視する主要なサプライヤー関係の外で発生するものです。

テールスペンド購入の例

一般的なテールスペンドの種類は以下の通りです。

• 小売店で購入するオフィス機器や備品
• 緊急時の設備やオフィスの修理サービス
• 法人カードで購入する小規模なソフトウェアライセンス
• 承認された経路以外で予約された出張費
• 単発のベンダーに発注するマーケティング資料
• 計画外のメンテナンス作業
• 顧客や従業員への単発の贈答品

個々の取引は些細に見えますが、組織全体で見ると、あっという間に積み重なります。

テールスペンドが重要な理由

個々の取引が小さいため、テールスペンドを重要でないものとして片付けてしまいがちです。しかし、テールスペンドが注目に値する理由はいくつかあります。

1. 節約機会の損失

これらの購入は正式な調達プロセスを迂回することが多いため、大量購入割引、交渉済み料金、競争入札の機会を逃している可能性があります。

2. 可視性の低下

支出が複数のサプライヤーや従業員に分散していると、会社の支出全体像を把握しにくくなり、予算編成や予測の精度が低下します。

3. サプライヤー管理コストの増加

多数の小規模サプライヤーを管理することは、管理業務の負担を増大させ、買掛金処理プロセスに負担をかける可能性があります。

4. コンプライアンス違反のリスク

従業員カードでの一時的な支出のような小規模な購入が追跡されない場合、社内コンプライアンスガイドラインや業界規制を満たさない可能性があり、リスクへの露出が増大します。 

Flexでは、当社の 経費管理 プラットフォームが、会社カードで行われたすべての購入を追跡します。そのため、このような高いリスクについて心配する必要はありません。  

80/20の法則とテールスペンド

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パレートの法則、または80/20の法則は、テールスペンドを理解する上で重要な役割を果たします。調達においては、多くの場合、次のことを意味します。

• 総支出の80% は、 サプライヤーの約20% （主要または優先サプライヤー）に集中しています。
• その 残りの20%の支出 に分散しており 貴社のサプライヤーの80% — これが貴社のテールスペンドです。

全支出の20%にあたるその費用は、管理が行き届いていないと、貴社の時間とコストを浪費し、非常に非効率になる可能性があります。課題は、効果的なテールスペンド管理です。

テールスペンドを効果的に管理する方法

テールスペンド管理とは、小口購入を特定し、追跡し、管理することで、貴社にとって有益となるようにすることです。まずは、以下の点から始めましょう。

1. 購買の一元化

一元管理プラットフォーム、例えば Flex、または調達システムを活用し、すべての取引を一箇所に集約しましょう。これにより、どんなに少額な購入であっても、その状況が可視化されます。

2. 頻繁に発生する少額購入を特定する

各チームで繰り返し行われる購入（例：オフィス用品やソフトウェアライセンスなど）を見つけ、優先ベンダーに集約できないか検討しましょう。

3. サプライヤーの集約

貴社のニーズの大部分またはすべてを満たせる少数のベンダーと交渉することで、単発のサプライヤーの数を削減しましょう。

4. 購買管理の導入

強固な 内部統制、ある一定額以上の購入や優先カテゴリ外の購入に対する承認ワークフローを導入するなど、強固な内部統制を確立しましょう。

5. 法人クレジットカードの活用

法人向け専用クレジットカード、例えば Flex Business Credit Card は、支出のリアルタイムな可視化、柔軟な支払い条件、そしてテールスペンド項目の経費追跡の簡素化を実現します。 

Flexでは、従業員カードを無制限に発行でき、従業員が自身の購入を管理しながら、すべての支出が一元化された追跡可能なプラットフォームに集約されるようにします。 

6. 定期的な見直しと調整

四半期ごとに見直しを行い、テールスペンドに変化がないかを確認し、それに応じて調達戦略を調整しましょう。

テールスペンド管理における潜在的な節約

以下は、テールスペンドを管理することで隠れた節約を発見できる例です。この表は、効果的なテールスペンド管理戦略を導入することで、どれだけの節約が可能かを示しています。 

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未管理のテールスペンドと管理されたテールスペンド

以下に、テールスペンドを放置することのリスクと、積極的に管理することのメリットを簡単に比較します。

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Flexがテールスペンド管理にどのように役立つか

Flex Business Credit Cardは、以下の機能を提供することでテールスペンド管理をより簡単にします。

• リアルタイムの経費可視化 すべての支出がどこに使われているかを把握できます
• カスタマイズ可能なカード制御 チームメンバーごとに
• 最大60日間の支払い猶予 を確保し キャッシュフロー
• 統合型請求書支払い ベンダーへの支払いを効率化する

Flexを通じてテールスペンドを処理することで、追跡を一元化し、コンプライアンスを向上させ、ベンダーとのより良いレート交渉の機会を創出できます。

まとめ

テールスペンドは取るに足らないものに見えるかもしれませんが、それを無視すると、不必要なコストと非効率性につながる可能性があります。80/20の法則を適用し、Flexのようなスマートツールを使用することで、それらの「雑多な」購入を、管理され最適化された調達戦略の一部に変えることができます。

要するに、テールスペンド管理はコスト削減だけでなく、可視性を高め、プロセスを改善し、気づかなかった節約を引き出すことなのです。