El siguiente artículo se ofrece únicamente con fines informativos y no pretende proporcionar, ni debe considerarse, asesoramiento legal o financiero. Consulte a sus propios asesores legales o contables si tiene preguntas sobre este tema.

En las compras empresariales, es fácil centrarse en los artículos de gran valor, como los grandes contratos con proveedores, los pedidos de inventario al por mayor y los acuerdos de servicio a largo plazo. Pero oculta en el presupuesto de tu empresa hay otra categoría de gasto que puede acumularse silenciosamente: el gasto de cola.

Aunque estas compras puedan parecer demasiado pequeñas para tener un impacto, colectivamente pueden representar una parte significativa de tus gastos. Si no se gestionan, podrían significar oportunidades de ahorro perdidas. Por eso, comprender y dominar la gestión del gasto de cola puede marcar una gran diferencia en tus resultados finales.

¿Qué es el Gasto de Cola?

En términos sencillos, el gasto de cola se refiere a las compras más pequeñas, a menudo pasadas por alto, que no entran en tus categorías principales de adquisición. Pueden incluir pedidos únicos a proveedores, material de oficina, suscripciones de software o compras de última hora a proveedores que no utilizas habitualmente.

A menudo, estos gastos representan alrededor del 20% de tu gasto total, pero pueden involucrar hasta el 80% de tus proveedores — por eso se les llama gasto de “cola”. Son la cola larga, por así decirlo, de tus actividades de adquisición, que ocurren fuera de las relaciones principales con proveedores en las que se centra tu negocio.

Ejemplos de Compras de Gasto de Cola

Los tipos comunes de gasto de cola incluyen:

• Equipo o material de oficina comprado en tiendas minoristas
• Equipo de emergencia o servicios de reparación de oficina
• Pequeñas licencias de software compradas con una tarjeta de empresa
• Gastos de viaje reservados fuera de los canales aprobados
• Materiales de marketing pedidos a proveedores puntuales
• Trabajos de mantenimiento no planificados
• Regalos puntuales a clientes o empleados

Individualmente, estas transacciones parecen menores, pero en toda una organización, pueden acumularse rápidamente.

Por qué el Gasto de Cola Importa

Puede ser fácil descartar el gasto de cola como algo sin importancia porque cada transacción es pequeña. Sin embargo, hay varias razones por las que el gasto de cola merece atención.

1. Oportunidades de Ahorro Perdidas

Dado que estas compras a menudo eluden los procesos formales de adquisición, es probable que se esté perdiendo descuentos por volumen, tarifas negociadas y licitaciones competitivas.

2. Menor Visibilidad

Cuando los gastos están dispersos entre múltiples proveedores y empleados, puede ser más difícil tener una visión completa del gasto de la empresa, lo que hace que la elaboración de presupuestos y las previsiones sean menos precisas.

3. Mayores Costos de Gestión de Proveedores

Gestionar un gran número de pequeños proveedores aumenta la carga de trabajo administrativa y puede sobrecargar los procesos de cuentas por pagar.

4. Riesgo de Incumplimiento

Si las compras más pequeñas, como los gastos ocasionales con tarjetas de empleados, no se registran, pueden incumplir las directrices internas de cumplimiento o las regulaciones del sector, lo que aumenta la exposición al riesgo. 

En Flex, nuestra plataforma de gestión de gastos lleva un registro de todas las compras realizadas con tarjetas de empresa, para que no tenga que preocuparse por este mayor riesgo.  

La Regla 80/20 y el Gasto de Cola

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El Principio de Pareto, o regla 80/20, desempeña un papel importante en la comprensión del gasto de cola. En las adquisiciones, a menudo significa:

• El 80% de su gasto total se concentra en ~20% de sus proveedores (sus proveedores principales o preferidos).
• El el 20% restante del gasto se distribuye entre el 80% de sus proveedores — este es su gasto de cola.

Ese 20% del gasto total puede ser muy ineficiente si no se gestiona, costándole a su negocio tiempo y dinero. ¿El reto? Una gestión eficaz del gasto de cola.

Cómo gestionar el gasto de cola de forma eficaz

La gestión del gasto de cola consiste en identificar, rastrear y controlar esas compras más pequeñas para que le beneficien. Aquí le mostramos cómo empezar:

1. Centralizar las compras

Utilice una plataforma centralizada, como Flex, o un sistema de adquisiciones para registrar todas las transacciones en un solo lugar. Esto garantiza la visibilidad de cada compra, por pequeña que sea.

2. Identifique las compras frecuentes de bajo valor

Busque compras recurrentes entre equipos — como material de oficina o licencias de software — que podrían consolidarse con un proveedor preferente.

3. Consolidar proveedores

Reduzca el número de proveedores puntuales negociando con un grupo más reducido de proveedores que puedan satisfacer la mayoría o la totalidad de sus necesidades.

4. Implementar controles de compra

Establezca controles sólidos controles internos, incluyendo flujos de aprobación para compras superiores a un determinado umbral o fuera de las categorías preferentes.

5. Aproveche las tarjetas de crédito corporativas o de empresa

El uso de una tarjeta de crédito empresarial dedicada —como la Flex Business Credit Card — le brinda visibilidad en tiempo real sobre los gastos, permite condiciones de pago flexibles y simplifica el seguimiento de gastos para los artículos de gasto de cola. 

Flex le permite emitir tarjetas ilimitadas para empleados, permitiendo que sus empleados gestionen sus propias compras mientras se asegura de que todos los gastos fluyan hacia una plataforma centralizada y rastreada. 

6. Revisar y ajustar regularmente

Realice revisiones trimestrales para ver si sus gastos de cola han cambiado y ajuste su estrategia de adquisición en consecuencia.

Ahorros potenciales en la gestión de gastos de cola

A continuación, se presenta un ejemplo de cómo la gestión de los gastos de cola podría revelar ahorros ocultos. Esta tabla demuestra cuánto podría ahorrar al implementar una estrategia eficaz de gestión de gastos de cola. 

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Gastos de cola no gestionados vs. gestionados

Aquí tiene una comparación rápida de los riesgos de dejar los gastos de cola sin control frente a los beneficios de gestionarlos de forma proactiva:

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Cómo Flex puede ayudar con la gestión de gastos de cola

La tarjeta de crédito empresarial Flex facilita la gestión de gastos de cola al ofrecerle:

• Visibilidad de gastos en tiempo real para que sepa adónde va cada dólar
• Controles de tarjeta personalizables para diferentes miembros del equipo
• Hasta 60 días de flotación para liberar flujo de caja
• Pago de facturas integrado para agilizar los pagos a proveedores

Al canalizar el gasto de cola a través de Flex, centralizas el seguimiento, mejoras el cumplimiento y creas oportunidades para negociar mejores tarifas con los proveedores.

Consideraciones finales

Aunque el gasto de cola pueda parecer insignificante, ignorarlo puede generar costos innecesarios e ineficiencias. Al aplicar la regla 80/20 y utilizar herramientas inteligentes como Flex, puedes convertir esas compras "misceláneas" en una parte controlada y optimizada de tu estrategia de adquisiciones.

En resumen, la gestión del gasto de cola no se trata solo de reducir costos, sino de obtener visibilidad, mejorar procesos y descubrir ahorros que no sabías que tenías.