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Im Unternehmenseinkauf konzentriert man sich leicht auf die großen Posten wie große Lieferantenverträge, Großeinkäufe von Lagerbeständen und langfristige Dienstleistungsvereinbarungen. Doch versteckt im Budget Ihres Unternehmens gibt es eine weitere Ausgabenkategorie, die sich unbemerkt summieren kann: der Tail Spend.

Auch wenn diese Einkäufe zu gering erscheinen mögen, um eine Auswirkung zu haben, können sie in ihrer Gesamtheit einen erheblichen Teil Ihrer Ausgaben ausmachen. Bleiben sie unkontrolliert, können sie verpasste Einsparmöglichkeiten bedeuten. Deshalb kann das Verständnis und die Beherrschung des Tail-Spend-Managements einen großen Unterschied für Ihr Geschäftsergebnis machen.

Was ist Tail Spend?

Einfach ausgedrückt, bezieht sich Tail Spend auf die kleineren, oft übersehenen Einkäufe, die nicht unter Ihre Hauptbeschaffungskategorien fallen. Dazu gehören einmalige Lieferantenbestellungen, Büromaterial, Software-Abonnements oder Last-Minute-Einkäufe bei Lieferanten, die Sie normalerweise nicht nutzen.

Oft machen diese Ausgaben etwa 20 % Ihrer Gesamtausgaben aus, können aber bis zu 80 % Ihrer Lieferanten betreffen — daher der Name „Tail Spend“. Sie sind sozusagen der lange Schwanz (Long Tail) Ihrer Beschaffungsaktivitäten, die außerhalb der primären Lieferantenbeziehungen stattfinden, auf die sich Ihr Unternehmen konzentriert.

Beispiele für Tail-Spend-Einkäufe

Häufige Arten von Tail Spend sind:

• Büroausstattung oder -materialien, die in Einzelhandelsgeschäften gekauft werden
• Notfallausrüstung oder Reparaturdienste für Büros
• Kleine Softwarelizenzen, die mit einer Firmenkarte gekauft werden
• Reisekosten, die außerhalb genehmigter Kanäle gebucht werden
• Marketingmaterialien, die bei einmaligen Lieferanten bestellt werden
• Ungeplante Wartungsarbeiten
• Einmalige Geschenke an Kunden oder Mitarbeiter

Einzeln betrachtet erscheinen diese Transaktionen geringfügig, doch über ein Unternehmen hinweg können sie sich schnell summieren.

Warum Tail Spend wichtig ist

Es kann leicht sein, Tail Spend als unwichtig abzutun, da jede Transaktion klein ist. Es gibt jedoch mehrere Gründe, warum Tail Spend Aufmerksamkeit verdient.

1. Verpasste Einsparmöglichkeiten

Da diese Einkäufe oft formale Beschaffungsprozesse umgehen, entgehen Ihnen wahrscheinlich Mengenrabatte, ausgehandelte Preise und wettbewerbsorientierte Ausschreibungen.

2. Geringere Transparenz

Wenn Ausgaben auf mehrere Lieferanten und Mitarbeiter verteilt sind, kann es schwieriger sein, ein vollständiges Bild der Unternehmensausgaben zu erhalten – was Budgetierung und Prognosen weniger präzise macht.

3. Erhöhte Kosten für das Lieferantenmanagement

Die Verwaltung einer großen Anzahl kleiner Lieferanten erhöht den administrativen Aufwand und kann die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung belasten.

4. Compliance-Risiko

Wenn kleinere Einkäufe, wie gelegentliche Ausgaben über Mitarbeiterkarten, nicht nachverfolgt werden, können sie interne Compliance-Richtlinien oder Branchenvorschriften nicht erfüllen, was das Risiko erhöht. 

Bei Flex sorgt unsere Ausgabenmanagement- Plattform dafür, dass alle Einkäufe mit Firmenkarten erfasst werden, sodass Sie sich um dieses erhöhte Risiko keine Sorgen machen müssen.  

Die 80/20-Regel und Tail Spend

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Das Pareto-Prinzip, oder die 80/20-Regel, spielt eine große Rolle beim Verständnis von Tail Spend. Im Einkauf bedeutet dies oft:

• 80 % Ihrer Gesamtausgaben konzentrieren sich auf ~20 % Ihrer Lieferanten (Ihre primären oder bevorzugten Anbieter).
• Die verbleibende 20 % der Ausgaben verteilt sich auf 80 % Ihrer Lieferanten — das sind Ihre Kleinstausgaben.

Diese 20 % der Gesamtausgaben können sehr ineffizient sein, wenn sie nicht verwaltet werden, was Ihr Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld kostet. Die Herausforderung? Effektives Management der Kleinstausgaben.

Kleinstausgaben effektiv verwalten

Beim Management von Kleinstausgaben geht es darum, diese kleineren Einkäufe zu identifizieren, zu verfolgen und zu kontrollieren, damit sie sich zu Ihrem Vorteil auswirken. So fangen Sie an:

1. Einkauf zentralisieren

Nutzen Sie eine zentrale Plattform, wie Flex, oder ein Beschaffungssystem, um alle Transaktionen an einem Ort zu erfassen. Dies gewährleistet Transparenz bei jedem Einkauf, egal wie klein er ist.

2. Häufige Einkäufe mit geringem Wert identifizieren

Suchen Sie nach wiederkehrenden Einkäufen in verschiedenen Teams — wie Büromaterial oder Softwarelizenzen —, die bei einem bevorzugten Lieferanten konsolidiert werden könnten.

3. Lieferanten konsolidieren

Reduzieren Sie die Anzahl der Einmallieferanten, indem Sie mit einer kleineren Gruppe von Anbietern verhandeln, die die meisten oder alle Ihrer Anforderungen erfüllen können.

4. Einkaufskontrollen einführen

Richten Sie starke interne Kontrollen, einschließlich Genehmigungsworkflows für Einkäufe über einem bestimmten Schwellenwert oder außerhalb bevorzugter Kategorien, ein.

5. Firmen- oder Geschäftskreditkarten nutzen

Die Verwendung einer speziellen Geschäftskreditkarte — wie die Flex Business Kreditkarte — bietet Ihnen Echtzeit-Einblick in Ausgaben, ermöglicht flexible Zahlungsbedingungen und vereinfacht die Spesenabrechnung für Tail-Spend-Posten. 

Mit Flex können Sie unbegrenzt Mitarbeiterkarten ausstellen, sodass Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Einkäufe verwalten können, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass alle Ausgaben in eine zentrale, nachverfolgbare Plattform fließen. 

6. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Führen Sie vierteljährliche Überprüfungen durch, um festzustellen, ob sich Ihr Tail Spend verschoben hat, und passen Sie Ihre Beschaffungsstrategie entsprechend an.

Potenzielle Einsparungen im Tail-Spend-Management

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie das Management von Tail Spend verborgene Einsparungen aufdecken kann. Diese Tabelle zeigt, wie viel Sie durch die Implementierung einer effektiven Tail-Spend-Management-Strategie einsparen könnten. 

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Unkontrollierter vs. Verwalteter Tail Spend

Hier ein kurzer Vergleich der Risiken, die entstehen, wenn Tail Spend unkontrolliert bleibt, im Vergleich zu den Vorteilen eines proaktiven Managements:

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Wie Flex beim Tail-Spend-Management helfen kann

Die Flex Business Kreditkarte erleichtert das Tail-Spend-Management, indem sie Ihnen Folgendes bietet:

• Echtzeit-Ausgabentransparenz damit Sie wissen, wohin jeder Euro fließt
• Anpassbare Kartenkontrollen für verschiedene Teammitglieder
• Bis zu 60 Tage Zahlungsziel um freizusetzen Cashflow
• Integrierte Rechnungszahlung um Lieferantenzahlungen zu optimieren

Indem Sie Ihren Tail Spend über Flex abwickeln, zentralisieren Sie die Nachverfolgung, verbessern die Compliance und schaffen Möglichkeiten, bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln.

Fazit

Obwohl Tail Spend unbedeutend erscheinen mag, kann seine Ignoranz zu unnötigen Kosten und Ineffizienzen führen. Durch die Anwendung der 80/20-Regel und den Einsatz intelligenter Tools wie Flex können Sie diese „sonstigen“ Einkäufe zu einem kontrollierten, optimierten Bestandteil Ihrer Beschaffungsstrategie machen.

Kurz gesagt, geht es beim Tail-Spend-Management nicht nur darum, Kosten zu senken – es geht darum, Transparenz zu schaffen, Prozesse zu verbessern und Einsparungen zu erschließen, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie haben.