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기업 조달에서는 주요 공급업체 계약, 대량 재고 주문, 장기 서비스 계약과 같은 고액 품목에 집중하기 쉽습니다. 하지만 회사 예산에는 조용히 쌓여갈 수 있는 또 다른 지출 범주가 있습니다. 바로 테일 스펜드입니다.

이러한 구매는 너무 작아서 큰 영향을 미치지 않는 것처럼 보일 수 있지만, 전체적으로 보면 총 지출의 상당 부분을 차지할 수 있습니다. 제대로 관리되지 않으면 절약할 수 있는 기회를 놓칠 수 있습니다. 그렇기 때문에 테일 스펜드 관리를 이해하고 마스터하는 것이 기업의 순이익에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

테일 스펜드란 무엇인가요?

간단히 말해, 테일 스펜드는 주요 조달 범주에 속하지 않는 작고 종종 간과되는 구매를 의미합니다. 여기에는 일회성 공급업체 주문, 사무용품, 소프트웨어 구독, 또는 일반적으로 사용하지 않는 공급업체로부터의 막바지 구매 등이 포함될 수 있습니다.

이러한 지출은 종종 총 지출의 약 20%를 차지하지만, 최대 80%의 공급업체와 관련될 수 있습니다. 이것이 바로 이들을 "테일(꼬리)" 스펜드라고 부르는 이유입니다. 이들은 말하자면 기업이 주로 집중하는 주요 공급업체 관계 외에서 발생하는 조달 활동의 '긴 꼬리'입니다.

테일 스펜드 구매 사례

일반적인 테일 스펜드 유형은 다음과 같습니다.

• 소매점에서 구매한 사무 장비 또는 용품
• 비상 장비 또는 사무실 수리 서비스
• 회사 카드로 구매한 소액 소프트웨어 라이선스
• 승인된 채널 외에서 예약된 출장 경비
• 일회성 공급업체에 주문한 마케팅 자료
• 계획되지 않은 유지보수 작업
• 고객 또는 직원에게 제공하는 일회성 선물

개별적으로는 이러한 거래가 사소해 보일 수 있지만, 조직 전체적으로는 빠르게 누적될 수 있습니다.

테일 스펜드가 중요한 이유

각 거래가 소액이기 때문에 테일 스펜드를 중요하지 않다고 치부하기 쉽습니다. 하지만 테일 스펜드가 주목받아야 할 몇 가지 이유가 있습니다.

1. 놓친 절약 기회

이러한 구매는 종종 공식적인 조달 절차를 우회하기 때문에, 대량 구매 할인, 협상된 요금, 경쟁 입찰 기회를 놓치기 쉽습니다.

2. 가시성 저하

지출이 여러 공급업체와 직원에게 분산되면 회사 지출의 전체 그림을 파악하기 어려워져 예산 책정 및 예측의 정확성이 떨어질 수 있습니다.

3. 공급업체 관리 비용 증가

수많은 소규모 공급업체를 관리하는 것은 관리 업무 부담을 증가시키고 지급 계정 처리 과정에 부담을 줄 수 있습니다.

4. 규정 미준수 위험

직원 카드 사용과 같은 소액 구매가 추적되지 않으면 내부 규정 준수 지침이나 산업 규정을 충족하지 못하여 위험 노출이 증가할 수 있습니다. 

Flex에서는 당사의 경비 관리 플랫폼이 회사 카드로 이루어진 모든 구매를 추적하므로 이러한 높은 위험에 대해 걱정할 필요가 없습니다.  

80/20 법칙과 테일 스펜드

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파레토 법칙, 즉 80/20 법칙은 테일 스펜드를 이해하는 데 중요한 역할을 합니다. 조달 분야에서는 종종 다음과 같은 의미로 사용됩니다.

• 총 지출의 80% 는 다음 부분에 집중되어 있습니다. 공급업체의 약 20% (주요 또는 선호 공급업체).
• 그 남은 지출의 20% 에 분산되어 있습니다. 귀사의 공급업체 80% — 이것이 바로 귀사의 테일 스펜드입니다.

전체 지출의 20%는 관리되지 않으면 매우 비효율적일 수 있으며, 귀사의 시간과 비용을 모두 소모하게 됩니다. 과제는 효과적인 테일 스펜드 관리입니다.

테일 스펜드를 효과적으로 관리하는 방법

테일 스펜드 관리는 소규모 구매를 식별하고 추적하며 통제하여 귀사에 유리하게 작용하도록 하는 것입니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 구매 중앙 집중화

중앙 집중식 플랫폼을 사용하세요. 예를 들어 Flex, 또는 조달 시스템을 사용하여 모든 거래를 한곳에 기록하세요. 이를 통해 아무리 작은 구매라도 모든 구매에 대한 가시성을 확보할 수 있습니다.

2. 빈번한 저가 구매 식별

팀 전체에서 반복되는 구매(예: 사무용품 또는 소프트웨어 라이선스)를 찾아 선호하는 공급업체와 통합할 수 있는지 확인하세요.

3. 공급업체 통합

귀사의 대부분 또는 모든 요구를 충족할 수 있는 소수의 공급업체와 협상하여 일회성 공급업체의 수를 줄이세요.

4. 구매 통제 구현

강력한 내부 통제, 특정 임계값 이상의 구매 또는 선호 범주 외 구매에 대한 승인 워크플로우를 포함한 강력한 내부 통제를 설정하세요.

5. 법인 또는 사업용 신용카드 활용

전용 비즈니스 신용카드(예: Flex Business Credit Card )를 사용하면 지출에 대한 실시간 가시성을 확보하고, 유연한 결제 조건을 활용하며, 테일 스펜드 항목에 대한 비용 추적을 간소화할 수 있습니다. 

Flex를 사용하면 무제한으로 직원 카드를 발급할 수 있어, 직원들이 직접 구매를 관리하면서도 모든 지출이 중앙 집중식 추적 플랫폼으로 유입되도록 보장합니다. 

6. 정기적으로 검토 및 조정

분기별 검토를 실시하여 테일 스펜드에 변화가 있었는지 확인하고, 그에 따라 조달 전략을 개선하세요.

테일 스펜드 관리의 잠재적 절감 효과

아래는 테일 스펜드 관리가 숨겨진 절감 효과를 어떻게 찾아낼 수 있는지 보여주는 예시입니다. 이 표는 효과적인 테일 스펜드 관리 전략을 구현함으로써 얼마나 절약할 수 있는지 보여줍니다. 

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미관리 테일 스펜드 vs. 관리 테일 스펜드

다음은 테일 스펜드를 방치했을 때의 위험과 사전 예방적으로 관리했을 때의 이점을 간략히 비교한 것입니다.

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Flex가 테일 스펜드 관리를 돕는 방법

Flex 비즈니스 신용카드는 다음을 제공하여 테일 스펜드 관리를 더 쉽게 만듭니다.

• 실시간 비용 가시성 모든 지출 내역을 알 수 있도록
• 맞춤형 카드 제어 기능 팀원별로
• 최대 60일 유예 기간 을 확보하여 현금 흐름
• 통합 청구서 결제 공급업체 결제 간소화

Flex를 통해 테일 스펜드를 처리하면 추적을 중앙 집중화하고 규정 준수를 개선하며 공급업체와 더 나은 요율을 협상할 기회를 만들 수 있습니다.

결론

테일 스펜드가 중요하지 않게 보일 수 있지만, 이를 무시하면 불필요한 비용과 비효율성을 초래할 수 있습니다. 80/20 규칙을 적용하고 Flex와 같은 스마트 도구를 사용함으로써 이러한 "기타" 구매를 통제되고 최적화된 조달 전략의 일부로 전환할 수 있습니다.

요컨대, 테일 스펜드 관리는 단순히 비용 절감에만 국한되지 않습니다. 가시성을 확보하고, 프로세스를 개선하며, 미처 알지 못했던 절감 효과를 발굴하는 것입니다.