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Contabilità fornitori: una parte molto necessaria, ma anche molto noiosa delle operazioni aziendali. Tra colli di bottiglia nelle approvazioni, sistemi disparati e attività manuali, molte aziende dedicano troppo tempo alla contabilità fornitori.

La posta in gioco è alta, poiché la contabilità fornitori richiede precisione. Tuttavia, i processi manuali aprono la porta agli errori, sia a causa di problemi di inserimento dati che di potenziali frodi.

L'IA ha rimodellato i processi tradizionali della contabilità fornitori ottimizzando e automatizzando i flussi di lavoro. Le aziende dovrebbero considerare soluzioni di contabilità fornitori (AP) basate sull'IA per risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori.

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Che cos'è l'automazione della contabilità fornitori basata sull'IA?

Basata sull'IA automazione della contabilità fornitori si basa sull'intelligenza artificiale e sul machine learning per migliorare i processi di contabilità fornitori in vari modi. Il risultato è meno lavoro manuale, maggiore precisione e approvazioni più rapide. 

Poiché l'IA può gestire molte attività manuali, i team finanziari possono concentrarsi su lavori di maggior valore e dedicare meno tempo all'inserimento dati noioso.

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Principali vantaggi dell'utilizzo dell'IA per la contabilità fornitori

L'automazione delle attività e la riduzione degli errori abbassano i costi della contabilità fornitori. Le aziende possono evitare i costi diretti che gli errori potrebbero causare, oltre ad aumentare il volume della contabilità fornitori senza aumentare il personale. 

Ecco alcuni modi specifici in cui l'IA rende il lavoro dei team di contabilità fornitori più preciso ed efficiente.

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Elimina l'inserimento manuale dei dati

L'IA può estrarre dati da documenti come PDF, e-mail e scansioni cartacee. Utilizzando l'OCR e il machine learning, l'IA estrae dati da fatture, ordini di acquisto, ricevute e altro ancora. 

Con l'elaborazione delle fatture tramite IA, dettagli come nomi dei fornitori, numeri di fattura, date e importi vengono inseriti automaticamente in un sistema di contabilità fornitori. Senza l'IA, un dipendente dovrebbe inserire manualmente tali informazioni.

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Accelerare Approvazioni e Pagamenti

Molte aziende hanno soglie per l'approvazione delle spese e persone specifiche che devono approvare gli acquisti. L'IA può instradare fatture e spese dei dipendenti al membro del team appropriato, in base a regole predefinite e agli importi delle spese. Ciò fa risparmiare tempo, poiché il team AP non dovrebbe inviare e-mail o notificare la persona giusta per l'approvazione. 

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Migliorare la Precisione e Ridurre l'Errore Umano

Poiché l'IA può estrarre dati dai documenti, riduce gli errori che si verificano quando un essere umano inserisce manualmente i dati. Ad esempio, viene ricevuta una fattura di $7.295, ma qualcuno inserisce accidentalmente $7.925 nel sistema. Inoltre, l'IA migliora la precisione assicurando che le transazioni siano codificate correttamente. 

L'IA può anche verificare i dati estratti tra i documenti, come confrontare un ordine di acquisto con una fattura, risparmiando tempo di revisione umana nella corrispondenza a due e tre vie. 

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Evitare Pagamenti Errati e Frodi

Oltre agli errori di inserimento dati, i team di contabilità fornitori delle piccole imprese potrebbero accidentalmente pagare una fattura due volte. Se un fornitore invia via e-mail e una copia cartacea di una fattura, il software tradizionale di pagamento delle fatture potrebbe non rilevare il duplicato. Gli errori possono verificarsi anche quando qualcuno effettua un pagamento al fornitore sbagliato, selezionando in modo errato nel sistema AP. Questi errori vengono evitati perché l'IA può segnalare i duplicati e abbinare le fatture ai fornitori.

Inoltre, la contabilità fornitori (AP) presenta sempre un rischio di frode, sia essa esterna (come un fornitore falso) o interna (un dipendente che manipola i pagamenti). L'IA e gli algoritmi possono analizzare i dati delle transazioni e identificare le anomalie. 

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Ottenere Visibilità in Tempo Reale sul Flusso di Cassa

L'IA per la contabilità fornitori raccoglierà, analizzerà e prevederà i tuoi dati finanziari. Basandosi su informazioni come crediti e debiti in sospeso, stagionalità e cicli di vendita, l'IA può prevedere la tua posizione di flusso di cassa e presentartela su un report o una dashboard.

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Cosa Cercare in una Piattaforma di Automazione AP basata su IA

Se desideri sostituire la tua attuale soluzione AP con una basata sull'IA, ecco alcune funzionalità da cercare:

• OCR per la lettura e l'estrazione di documenti
• Auto-categorizzazione delle transazioni
• Instradamento intelligente delle approvazioni
• Reportistica e notifiche in tempo reale

È consigliabile che qualsiasi sistema AP includa funzionalità come metodi di pagamento flessibili (ACH, bonifici, assegni) e l'integrazione con gli altri strumenti finanziari che utilizzi. Tuttavia, oltre a queste, è opportuno cercare le funzionalità sopra menzionate per assicurarti di ottenere strumenti AI robusti per la contabilità fornitori del tuo team finanziario.

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Flex: AP basata su AI, progettata per la scalabilità

Con Flex, puoi automatizzare il pagamento delle fatture e la gestione delle spese con l'automazione AP gratuita e potenti strumenti AI.  

Flex offre una gestione integrata di fornitori e fatture ai titolari di conto bancario Flex. Il sistema di pagamento fatture AI di Flex riconoscerà ed elaborerà i dati delle fatture, e potrai creare flussi di lavoro per semplificare le approvazioni. 

Puoi scegliere di pagare tramite ACH in giornata, inviare un bonifico senza commissioni o pagare con carta di credito (guadagnando premi sui pagamenti di fatture idonei). 

Flex Pagamento Fatture si collegherà con piattaforme contabili come QuickBooks Online ed è unificato con i tuoi conti di credito e bancari Flex. 

Nick Sharma, fondatore di Sharma Brands, afferma: «Ciò che distingue veramente Flex è il modo in cui semplifica la tua esperienza finanziaria, consolidando senza soluzione di continuità le tue esigenze bancarie e di credito in un'unica potente piattaforma.»

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Pronto ad automatizzare il tuo processo AP?

Le aziende avranno difficoltà a scalare se continueranno a fare affidamento su processi AP manuali. L'AI e l'automazione possono ridurre o eliminare le attività noiose, migliorando al contempo la precisione. 

Con Flex puoi automatizzare l'AP senza aggiungere un altro abbonamento software. Opzioni di pagamento flessibili, combinate con i prodotti bancari e le carte di credito Flex, possono migliorare il tuo flusso di cassa.