O artigo seguinte é oferecido apenas para fins informativos e não se destina a fornecer, nem deve ser considerado, aconselhamento jurídico ou financeiro. Por favor, consulte os seus próprios consultores jurídicos ou contabilísticos se tiver dúvidas sobre este tópico.

Contas a pagar: uma parte muito necessária e muito tediosa das operações comerciais. Entre os estrangulamentos de aprovação, sistemas díspares e tarefas manuais, muitas empresas gastam demasiado tempo com as contas a pagar.

Os riscos são elevados, uma vez que as contas a pagar exigem precisão. No entanto, os processos manuais abrem a porta a erros, seja devido a problemas de introdução de dados ou a potencial fraude.

A IA transformou os processos tradicionais de contas a pagar ao otimizar e automatizar os fluxos de trabalho. As empresas devem considerar soluções de contas a pagar (AP) impulsionadas por IA para poupar tempo e reduzir o risco de erro.

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O que é Automação de Contas a Pagar Impulsionada por IA?

Impulsionada por IA automação de contas a pagar baseia-se em inteligência artificial e aprendizagem automática para melhorar os processos de contas a pagar de várias formas. O resultado é menos trabalho manual, maior precisão e aprovações mais rápidas. 

Uma vez que a IA consegue lidar com muitas tarefas manuais, as equipas financeiras podem focar-se em trabalho de maior valor e gastar menos tempo com a tediosa introdução de dados.

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Principais Benefícios da Utilização de IA para Contas a Pagar

Automatizar tarefas e reduzir erros diminui os custos de contas a pagar. As empresas podem evitar os custos diretos que os erros podem causar, além de aumentar o volume de contas a pagar sem aumentar o número de funcionários. 

Aqui estão algumas formas específicas como a IA torna o trabalho das equipas de contas a pagar mais preciso e eficiente.

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Eliminar Introdução Manual de Dados

A IA pode extrair dados de documentos como PDFs, e-mails e digitalizações em papel. Utilizando OCR e aprendizagem automática, a IA extrai dados de faturas, ordens de compra, recibos e muito mais. 

Com o processamento de faturas por IA, detalhes como nomes de fornecedores, números de fatura, datas e valores são automaticamente introduzidos num sistema de contas a pagar. Sem IA, um funcionário teria de introduzir essa informação manualmente.

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Agilize Aprovações e Pagamentos

Muitas empresas têm limites para a aprovação de despesas e pessoas específicas que precisam de aprovar a compra. A IA pode encaminhar faturas e despesas de funcionários para o membro da equipa certo, com base em regras predefinidas e nos valores das despesas. Isto poupa tempo, uma vez que a equipa de Contas a Pagar não precisaria de enviar e-mails ou notificar a pessoa certa para aprovação. 

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Melhore a Precisão e Reduza o Erro Humano

Uma vez que a IA pode extrair dados de documentos, reduz os erros que ocorrem quando um humano insere dados manualmente. Por exemplo, é recebida uma fatura de 7 295 $, mas alguém insere acidentalmente 7 925 $ no sistema. Além disso, a IA melhora a precisão ao garantir que as transações são devidamente codificadas. 

A IA também pode verificar dados extraídos entre documentos, como comparar uma ordem de compra com uma fatura, poupando tempo de revisão humana na correspondência bidirecional e tridirecional. 

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Evite Pagamentos Incorretos e Fraudes

Além dos erros de introdução de dados, as equipas de contas a pagar de pequenas empresas podem pagar acidentalmente uma fatura duas vezes. Se um fornecedor enviar por e-mail e uma cópia em papel de uma fatura, o software tradicional de pagamento de faturas pode não detetar a duplicidade. Os erros também podem ocorrer quando alguém efetua um pagamento ao fornecedor errado, fazendo uma seleção incorreta no sistema de Contas a Pagar. Estes erros são evitados porque a IA pode sinalizar duplicados e associar faturas a fornecedores.

Além disso, as Contas a Pagar (AP) têm sempre um risco de fraude, seja externa (como um fornecedor falso) ou interna (um funcionário a manipular pagamentos). A IA e os algoritmos podem analisar dados de transações e identificar anomalias. 

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Obtenha Visibilidade em Tempo Real Sobre o Fluxo de Caixa

A IA para contas a pagar irá recolher, analisar e prever os seus dados financeiros. Com base em informações como contas a receber e a pagar pendentes, sazonalidade e ciclos de vendas, a IA pode prever a sua posição de fluxo de caixa e apresentá-la num relatório ou painel de controlo.

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O Que Procurar Numa Plataforma de Automação de Contas a Pagar com IA

Se pretende substituir a sua atual solução de Contas a Pagar por uma que seja alimentada por IA, aqui estão algumas funcionalidades a procurar:

• OCR para leitura e extração de documentos
• Categorização automática de transações
• Encaminhamento inteligente de aprovações
• Relatórios e notificações em tempo real

Deverá querer que qualquer sistema de AP inclua funcionalidades como métodos de pagamento flexíveis (ACH, transferências bancárias, cheques) e integração com as outras ferramentas financeiras que utiliza. Contudo, além desses, vai querer procurar as funcionalidades acima para garantir que está a obter ferramentas de IA robustas para contas a pagar para a sua equipa financeira.

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Flex: AP Impulsionado por IA, Concebido para Escalar

Com a Flex, pode automatizar o pagamento das suas faturas e a gestão de despesas com gratuitos automação de AP e ferramentas de IA poderosas.  

A Flex oferece gestão integrada de fornecedores e faturas aos titulares de contas bancárias Flex. O AI Bill Pay da Flex irá reconhecer e processar dados de faturas, e pode criar fluxos de trabalho para simplificar as aprovações. 

Pode optar por pagar via ACH no mesmo dia, enviar uma transferência bancária sem custos ou pagar com cartão de crédito (ganhando recompensas em pagamentos de faturas elegíveis). 

O Flex Bill Pay irá ligar-se a plataformas de contabilidade como o QuickBooks Online e está unificado com as suas contas de crédito e bancárias Flex. 

Nick Sharma, Fundador da Sharma Brands, afirma: “O que realmente distingue a Flex é a forma como simplifica a sua experiência financeira, consolidando de forma integrada as suas necessidades bancárias e de crédito numa única plataforma poderosa.”

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Pronto para Automatizar o Seu Processo de AP?

As empresas terão dificuldades em escalar se continuarem a depender de processos manuais de AP. A IA e a automação podem reduzir ou eliminar tarefas tediosas, ao mesmo tempo que melhoram a precisão. 

Com a Flex pode automatizar o AP sem adicionar outra subscrição de software. Opções de pagamento flexíveis, combinadas com os produtos bancários e de cartão de crédito Flex, podem melhorar o seu fluxo de caixa.