The following article is offered for informational purposes only, and is not intended to provide, and should not be relied on, for legal or financial advice. Please consult your own legal or accounting advisors if you have questions on this topic.

حسابات الدفع: جزء ضروري للغاية وممل للغاية من العمليات التجارية. بين اختناقات الموافقات، والأنظمة المتباينة، والمهام اليدوية، تقضي العديد من الشركات وقتًا طويلاً جدًا في حسابات الدفع.

المخاطر عالية نظرًا لأن حسابات الدفع تتطلب الدقة. ومع ذلك، تفتح العمليات اليدوية الباب أمام الأخطاء، سواء بسبب مشكلات إدخال البيانات أو الاحتيال المحتمل.

لقد أعاد الذكاء الاصطناعي تشكيل عمليات حسابات الدفع التقليدية من خلال تبسيط وأتمتة سير العمل. يجب على الشركات أن تفكر في حلول حسابات الدفع (AP) المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتوفير الوقت وتقليل مخاطر الأخطاء.

‍

ما هي أتمتة حسابات الدفع المدعومة بالذكاء الاصطناعي؟

مدعومة بالذكاء الاصطناعي أتمتة حسابات الدفع تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتحسين عمليات حسابات الدفع (AP) بطرق مختلفة. والنتيجة هي عمل يدوي أقل، ودقة متزايدة، وموافقات أسرع. 

بما أن الذكاء الاصطناعي يمكنه التعامل مع الكثير من المهام اليدوية، يمكن لفرق المالية التركيز على الأعمال ذات القيمة الأعلى وقضاء وقت أقل في إدخال البيانات الممل.

‍

الفوائد الرئيسية لاستخدام الذكاء الاصطناعي لحسابات الدفع

أتمتة المهام وتقليل الأخطاء يخفض تكاليف حسابات الدفع (AP). يمكن للشركات تجنب التكاليف المباشرة التي قد تسببها الأخطاء، بالإضافة إلى زيادة حجم حسابات الدفع (AP) دون زيادة عدد الموظفين. 

فيما يلي بعض الطرق المحددة التي يجعل بها الذكاء الاصطناعي عمل فرق حسابات الدفع (AP) أكثر دقة وكفاءة.

‍

إلغاء إدخال البيانات اليدوي

يمكن للذكاء الاصطناعي استخراج البيانات من المستندات مثل ملفات PDF ورسائل البريد الإلكتروني والمسح الضوئي الورقي. باستخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والتعلم الآلي، يستخرج الذكاء الاصطناعي البيانات من الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات والمزيد. 

مع معالجة الفواتير بالذكاء الاصطناعي، يتم إدخال تفاصيل مثل أسماء الموردين وأرقام الفواتير والتواريخ والمبالغ تلقائيًا في نظام حسابات الدفع. بدون الذكاء الاصطناعي، سيحتاج الموظف إلى إدخال تلك المعلومات يدويًا.

‍

تسريع الموافقات والمدفوعات

لدى العديد من الشركات حدود للموافقة على النفقات وأشخاص محددين يحتاجون للموافقة على الشراء. يمكن للذكاء الاصطناعي توجيه الفواتير ونفقات الموظفين إلى عضو الفريق المناسب، بناءً على قواعد محددة مسبقًا ومبالغ النفقات. وهذا يوفر الوقت، حيث لن يحتاج فريق حسابات الدفع إلى إرسال بريد إلكتروني أو إخطار الشخص المناسب للموافقة. 

‍

تحسين الدقة وتقليل الأخطاء البشرية

بما أن الذكاء الاصطناعي يمكنه استخراج البيانات من المستندات، فإنه يقلل من الأخطاء التي تحدث عندما يقوم الإنسان بإدخال البيانات يدويًا. على سبيل المثال، يتم استلام فاتورة بمبلغ 7,295 دولارًا، ولكن يقوم شخص ما عن طريق الخطأ بإدخال 7,925 دولارًا في النظام. بالإضافة إلى ذلك، يحسن الذكاء الاصطناعي الدقة من خلال ضمان ترميز المعاملات بشكل صحيح. 

يمكن للذكاء الاصطناعي أيضًا التحقق من البيانات المستخرجة بين المستندات، مثل مقارنة أمر شراء بفاتورة، مما يوفر وقت المراجعة البشرية في المطابقة الثنائية والثلاثية. 

‍

تجنب المدفوعات الخاطئة والاحتيال

بالإضافة إلى أخطاء إدخال البيانات، قد تقوم فرق حسابات الدفع في الشركات الصغيرة بدفع فاتورة مرتين عن طريق الخطأ. إذا أرسل مورد فاتورة عبر البريد الإلكتروني ونسخة ورقية منها، فقد لا يكتشف برنامج دفع الفواتير التقليدي التكرار. يمكن أن تحدث الأخطاء أيضًا عندما يقوم شخص ما بتحويل الدفع إلى مورد خاطئ عن طريق تحديد خيار غير صحيح في نظام حسابات الدفع. يتم تجنب هذه الأخطاء لأن الذكاء الاصطناعي يمكنه تحديد التكرارات ومطابقة الفواتير مع الموردين.

بالإضافة إلى ذلك، تحمل حسابات الدفع دائمًا خطر الاحتيال، سواء كان خارجيًا (مثل مورد وهمي) أو داخليًا (موظف يتلاعب بالمدفوعات). يمكن للذكاء الاصطناعي والخوارزميات تحليل بيانات المعاملات وتحديد الحالات الشاذة. 

‍

اكتساب رؤية فورية للتدفق النقدي

سيقوم الذكاء الاصطناعي لحسابات الدفع بجمع وتحليل وتوقع بياناتك المالية. بناءً على معلومات مثل المستحقات والمدفوعات المعلقة، والموسمية، ودورات المبيعات، يمكن للذكاء الاصطناعي التنبؤ بوضع تدفقك النقدي وتقديمه لك في تقرير أو لوحة تحكم.

‍

ما الذي تبحث عنه في منصة أتمتة حسابات الدفع بالذكاء الاصطناعي

إذا كنت ترغب في استبدال حل حسابات الدفع الحالي لديك بآخر مدعوم بالذكاء الاصطناعي، فإليك بعض الميزات التي يجب البحث عنها:

• التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لقراءة المستندات واستخراج البيانات
• التصنيف التلقائي للمعاملات
• توجيه الموافقات الذكي
• التقارير والإشعارات في الوقت الفعلي

سترغب في أن يشتمل أي نظام للمدفوعات المستحقة (AP) على ميزات مثل طرق الدفع المرنة (ACH، التحويلات البنكية، الشيكات) والتكامل مع أدوات التمويل الأخرى التي تستخدمها. ومع ذلك، بالإضافة إلى ذلك، سترغب في البحث عن الميزات المذكورة أعلاه لضمان حصولك على أدوات ذكاء اصطناعي قوية للمدفوعات المستحقة لفريقك المالي.

‍

Flex: نظام المدفوعات المستحقة المدعوم بالذكاء الاصطناعي والمصمم للتوسع

مع Flex، يمكنك أتمتة دفع فواتيرك وإدارة مصروفاتك باستخدام مجاني أتمتة المدفوعات المستحقة وأدوات ذكاء اصطناعي قوية.  

يقدم Flex إدارة مدمجة للموردين والفواتير لأصحاب الحسابات المصرفية في Flex. سيتعرف نظام دفع الفواتير بالذكاء الاصطناعي من Flex على بيانات الفواتير ويعالجها، ويمكنك إنشاء سير عمل لتبسيط الموافقات. 

يمكنك اختيار الدفع عبر تحويل ACH في نفس اليوم، أو إرسال تحويل بنكي بدون رسوم، أو الدفع ببطاقة الائتمان (كسب مكافآت على مدفوعات الفواتير المؤهلة). 

نظام Flex لدفع الفواتير سيتصل بمنصات المحاسبة مثل QuickBooks Online وهو موحد مع حساباتك الائتمانية والمصرفية في Flex. 

يقول نيك شارما، مؤسس Sharma Brands: "ما يميز Flex حقًا هو كيف يبسط تجربتك المالية، ويدمج بسلاسة احتياجاتك المصرفية والائتمانية في منصة واحدة قوية."

‍

هل أنت مستعد لأتمتة عملية المدفوعات المستحقة لديك؟

ستواجه الشركات صعوبة في التوسع إذا استمرت في الاعتماد على عمليات المدفوعات المستحقة اليدوية. يمكن للذكاء الاصطناعي والأتمتة تقليل أو إلغاء المهام المتكررة، مع تحسين الدقة أيضًا. 

مع Flex يمكنك أتمتة المدفوعات المستحقة دون إضافة اشتراك برنامج آخر. يمكن لخيارات الدفع المرنة، جنبًا إلى جنب مع المنتجات المصرفية وبطاقات الائتمان من Flex، تحسين تدفقك النقدي.