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경리 업무는 비즈니스 운영에서 매우 필요하지만 매우 번거로운 부분입니다. 승인 병목 현상, 분리된 시스템, 수작업 등으로 인해 많은 기업이 경리 업무에 너무 많은 시간을 소비합니다.

경리 업무는 정확성을 요구하기 때문에 중요한 문제입니다. 하지만 수작업 프로세스는 데이터 입력 문제나 잠재적 사기로 인한 실수로 이어질 수 있습니다.

AI는 워크플로우를 간소화하고 자동화함으로써 기존 경리 업무 프로세스를 재편했습니다. 기업은 시간을 절약하고 오류 위험을 줄이기 위해 AI 기반 경리(AP) 솔루션을 고려해야 합니다.

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AI 기반 경리 자동화란 무엇인가요?

AI 기반 경리 자동화 는 인공지능과 머신러닝에 의존하여 다양한 방식으로 AP 프로세스를 개선합니다. 그 결과 수작업이 줄어들고 정확성이 높아지며 승인이 빨라집니다. 

AI가 많은 수작업을 처리할 수 있으므로, 재무팀은 더 가치 있는 업무에 집중하고 번거로운 데이터 입력에 시간을 덜 소비할 수 있습니다.

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경리 업무에 AI를 사용하는 주요 이점

작업을 자동화하고 오류를 줄이면 AP 비용이 절감됩니다. 기업은 오류로 인해 발생할 수 있는 직접적인 비용을 피할 수 있으며, 인력 증원 없이 AP 처리량을 늘릴 수 있습니다. 

다음은 AI가 AP 팀의 업무를 더 정확하고 효율적으로 만드는 몇 가지 구체적인 방법입니다.

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수동 데이터 입력 제거

AI는 PDF, 이메일, 종이 스캔본과 같은 문서에서 데이터를 추출할 수 있습니다. OCR과 머신러닝을 사용하여 AI는 송장, 구매 주문서, 영수증 등에서 데이터를 추출합니다. 

AI 송장 처리 기능을 사용하면 공급업체 이름, 송장 번호, 날짜, 금액과 같은 세부 정보가 경리 시스템에 자동으로 입력됩니다. AI가 없으면 직원이 해당 정보를 수동으로 입력해야 합니다.

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승인 및 지급 가속화

많은 기업에는 지출 승인 한도와 구매 승인이 필요한 특정 담당자가 있습니다. AI는 사전 정의된 규칙 및 경비 금액에 따라 송장 및 직원 경비를 적절한 팀원에게 라우팅할 수 있습니다. 이를 통해 AP 팀이 승인을 위해 적절한 담당자에게 이메일을 보내거나 알릴 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다. 

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정확성 향상 및 인적 오류 감소

AI는 문서에서 데이터를 추출할 수 있으므로, 사람이 수동으로 데이터를 입력할 때 발생하는 오류를 줄입니다. 예를 들어, 7,295달러짜리 송장이 접수되었는데, 누군가 실수로 시스템에 7,925달러를 입력하는 경우입니다. 또한 AI는 거래가 올바르게 코딩되도록 하여 정확성을 향상시킵니다. 

AI는 구매 주문서와 송장을 비교하는 것과 같이 문서 간에 추출된 데이터를 확인할 수 있어, 2방향 및 3방향 매칭에서 수동 검토 시간을 절약합니다. 

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잘못된 지급 및 사기 방지

데이터 입력 오류 외에도, 중소기업의 채무 관리팀은 실수로 송장을 두 번 지급할 수 있습니다. 공급업체가 송장을 이메일로 보내고 종이 사본을 보낼 경우, 기존 청구서 결제 소프트웨어는 중복을 감지하지 못할 수 있습니다. 또한 AP 시스템에서 잘못된 선택을 하여 다른 공급업체에 대금을 지급할 때도 오류가 발생할 수 있습니다. AI는 중복을 표시하고 송장을 공급업체와 일치시킬 수 있으므로 이러한 실수를 방지할 수 있습니다.

또한 AP는 항상 사기 위험을 안고 있습니다. 외부(가짜 공급업체 등)든 내부(직원의 지급 조작)든 상관없이 말이죠. AI와 알고리즘은 거래 데이터를 분석하고 이상 징후를 식별할 수 있습니다. 

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현금 흐름에 대한 실시간 가시성 확보

채무 관리 AI는 재무 데이터를 수집, 분석 및 예측합니다. 미수금 및 미지급금, 계절성, 판매 주기와 같은 정보를 기반으로 AI는 현금 흐름 상태를 예측하고 보고서 또는 대시보드에 표시할 수 있습니다.

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AI AP 자동화 플랫폼 선택 시 고려 사항

현재 AP 솔루션을 AI 기반 솔루션으로 교체하려는 경우, 다음은 고려해야 할 몇 가지 기능입니다.

• 문서 판독 및 추출 OCR
• 거래 자동 분류
• 스마트 승인 라우팅
• 실시간 보고 및 알림

어떤 채무 관리(AP) 시스템이든 유연한 결제 방식(ACH, 전신 송금, 수표)과 사용하는 다른 재무 도구와의 통합 기능을 포함해야 합니다. 하지만 그 외에도 재무팀을 위한 강력한 AI 기반 채무 관리 도구를 확보하려면 위에 언급된 기능들을 찾아봐야 합니다.

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Flex: 확장을 위한 AI 기반 채무 관리

Flex를 통해 청구서 결제 및 경비 관리를 자동화할 수 있습니다. 무료 채무 관리 자동화 및 강력한 AI 도구로 말이죠.  

Flex는 Flex 은행 계좌 보유자에게 내장된 공급업체 및 송장 관리 기능을 제공합니다. Flex의 AI 청구서 결제 기능은 송장 데이터를 인식하고 처리하며, 승인 절차를 간소화하는 워크플로우를 생성할 수 있습니다. 

당일 ACH, 수수료 없는 전신 송금, 또는 신용카드(적격 청구서 결제 시 리워드 적립)를 통해 결제할 수 있습니다. 

Flex 청구서 결제 는 QuickBooks Online과 같은 회계 플랫폼과 연동되며, Flex 신용 및 은행 계좌와 통합됩니다. 

Sharma Brands의 설립자 Nick Sharma는 “Flex를 진정으로 차별화하는 것은 은행 업무와 신용 관련 요구 사항을 하나의 강력한 플랫폼으로 원활하게 통합하여 재무 경험을 간소화하는 방식입니다.”라고 말합니다.

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채무 관리 프로세스를 자동화할 준비가 되셨습니까?

기업들은 수동 채무 관리 프로세스에 계속 의존한다면 확장에 어려움을 겪을 것입니다. AI와 자동화는 번거로운 작업을 줄이거나 없애는 동시에 정확성을 향상시킬 수 있습니다. 

Flex를 통해 채무 관리를 자동화할 수 있습니다. 추가 소프트웨어 구독 없이 말이죠. 유연한 결제 옵션은 Flex 뱅킹 및 신용카드 상품과 결합하여 현금 흐름을 개선할 수 있습니다.