El siguiente artículo se ofrece únicamente con fines informativos y no pretende proporcionar, ni debe considerarse, asesoramiento legal o financiero. Consulte a sus propios asesores legales o contables si tiene preguntas sobre este tema.

Cuentas por pagar: una parte muy necesaria y muy tediosa de las operaciones comerciales. Entre los cuellos de botella en las aprobaciones, los sistemas dispares y las tareas manuales, muchas empresas dedican demasiado tiempo a las cuentas por pagar.

Hay mucho en juego, ya que las cuentas por pagar exigen precisión. Sin embargo, los procesos manuales abren la puerta a errores, ya sea por problemas de entrada de datos o por posible fraude.

La IA ha transformado los procesos tradicionales de cuentas por pagar al optimizar y automatizar los flujos de trabajo. Las empresas deberían considerar soluciones de cuentas por pagar (AP) impulsadas por IA para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.

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¿Qué es la automatización de cuentas por pagar impulsada por IA?

Impulsada por IA automatización de cuentas por pagar se basa en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para mejorar los procesos de cuentas por pagar de diversas maneras. El resultado es menos trabajo manual, mayor precisión y aprobaciones más rápidas. 

Dado que la IA puede manejar muchas tareas manuales, los equipos financieros pueden centrarse en trabajos de mayor valor y dedicar menos tiempo a la tediosa entrada de datos.

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Beneficios clave de usar IA para las cuentas por pagar

La automatización de tareas y la reducción de errores disminuyen los costos de las cuentas por pagar. Las empresas pueden evitar los costos directos que los errores podrían causar, además de aumentar el volumen de cuentas por pagar sin incrementar la plantilla. 

Aquí hay algunas formas específicas en que la IA hace que el trabajo de los equipos de cuentas por pagar sea más preciso y eficiente.

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Eliminar la entrada manual de datos

La IA puede extraer datos de documentos como PDF, correos electrónicos y escaneos en papel. Utilizando OCR y aprendizaje automático, la IA extrae datos de facturas, órdenes de compra, recibos y más. 

Con el procesamiento de facturas por IA, detalles como nombres de proveedores, números de factura, fechas y montos se introducen automáticamente en un sistema de cuentas por pagar. Sin IA, un empleado tendría que introducir esa información manualmente.

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Agilizar Aprobaciones y Pagos

Muchas empresas tienen umbrales para la aprobación de gastos y personas específicas que deben aprobar la compra. La IA puede dirigir las facturas y los gastos de los empleados al miembro del equipo adecuado, basándose en reglas predefinidas y en los importes de los gastos. Esto ahorra tiempo, ya que el equipo de Cuentas por Pagar no necesitaría enviar correos electrónicos ni notificar a la persona adecuada para la aprobación. 

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Mejorar la Precisión y Reducir el Error Humano

Dado que la IA puede extraer datos de documentos, reduce los errores que ocurren cuando un humano introduce datos manualmente. Por ejemplo, se recibe una factura de $7,295, pero alguien introduce accidentalmente $7,925 en el sistema. Además, la IA mejora la precisión al garantizar que las transacciones se codifiquen correctamente. 

La IA también puede verificar los datos extraídos entre documentos, como comparar una orden de compra con una factura, ahorrando tiempo de revisión humana en la conciliación bidireccional y tridireccional. 

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Evitar Pagos Incorrectos y Fraude

Además de los errores de entrada de datos, los equipos de cuentas por pagar de pequeñas empresas podrían pagar accidentalmente una factura dos veces. Si un proveedor envía por correo electrónico y una copia en papel de una factura, el software tradicional de pago de facturas podría no detectar el duplicado. También pueden ocurrir errores cuando alguien remite un pago al proveedor equivocado al hacer una selección incorrecta en el sistema de Cuentas por Pagar (AP). Estos errores se evitan porque la IA puede marcar duplicados y conciliar facturas con proveedores.

Además, Cuentas por Pagar (AP) siempre conlleva un riesgo de fraude, ya sea externo (como un proveedor falso) o interno (un empleado que manipula los pagos). La IA y los algoritmos pueden analizar los datos de las transacciones e identificar anomalías. 

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Obtener Visibilidad en Tiempo Real del Flujo de Caja

La IA para cuentas por pagar recopilará, analizará y pronosticará sus datos financieros. Basándose en información como las cuentas por cobrar y por pagar pendientes, la estacionalidad y los ciclos de ventas, la IA puede predecir su posición de flujo de caja y presentársela en un informe o panel de control.

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Qué Buscar en una Plataforma de Automatización de AP con IA

Si desea reemplazar su solución actual de Cuentas por Pagar (AP) por una impulsada por IA, estas son algunas características a buscar:

• OCR para la lectura y extracción de documentos
• Autocategorización de transacciones
• Enrutamiento inteligente de aprobaciones
• Informes y notificaciones en tiempo real

Cualquier sistema de cuentas por pagar (AP) debería incluir características como métodos de pago flexibles (ACH, transferencias bancarias, cheques) e integración con las otras herramientas financieras que utilizas. Sin embargo, además de estas, querrás buscar las características mencionadas anteriormente para asegurarte de que tu equipo financiero disponga de herramientas de IA robustas para la gestión de cuentas por pagar.

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Flex: AP impulsada por IA, diseñada para escalar

Con Flex, puedes automatizar el pago de facturas y la gestión de gastos con automatización de AP gratis y potentes herramientas de IA.  

Flex ofrece gestión integrada de proveedores y facturas a los titulares de cuentas bancarias de Flex. El pago de facturas con IA de Flex reconocerá y procesará los datos de las facturas, y puedes crear flujos de trabajo para simplificar las aprobaciones. 

Puedes elegir pagar mediante ACH el mismo día, enviar una transferencia bancaria sin comisiones o pagar con tarjeta de crédito (obteniendo recompensas en pagos de facturas elegibles). 

Flex Pago de Facturas se conectará con plataformas contables como QuickBooks Online y está unificado con tus cuentas de crédito y bancarias de Flex. 

Nick Sharma, fundador de Sharma Brands, afirma: «Lo que realmente distingue a Flex es cómo simplifica tu experiencia financiera, consolidando sin problemas tus necesidades bancarias y de crédito en una única y potente plataforma».

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¿Listo para automatizar tu proceso de AP?

Las empresas tendrán dificultades para escalar si siguen dependiendo de procesos manuales de cuentas por pagar (AP). La IA y la automatización pueden reducir o eliminar tareas tediosas, al tiempo que mejoran la precisión. 

Con Flex puedes automatizar las cuentas por pagar (AP) sin añadir otra suscripción de software. Las opciones de pago flexibles, combinadas con los productos bancarios y de tarjetas de crédito de Flex, pueden mejorar tu flujo de caja.