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Kreditorenbuchhaltung: ein sehr notwendiger, aber auch sehr mühsamer Teil der Geschäftsabläufe. Zwischen Genehmigungsengpässen, unterschiedlichen Systemen und manuellen Aufgaben verbringen viele Unternehmen viel zu viel Zeit mit der Kreditorenbuchhaltung.

Es steht viel auf dem Spiel, da die Kreditorenbuchhaltung Genauigkeit erfordert. Doch manuelle Prozesse öffnen Fehlern Tür und Tor, sei es durch Probleme bei der Dateneingabe oder potenziellen Betrug.

KI hat traditionelle Prozesse der Kreditorenbuchhaltung neu gestaltet, indem sie Arbeitsabläufe optimiert und automatisiert. Unternehmen sollten KI-gestützte Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung (AP) in Betracht ziehen, um Zeit zu sparen und das Fehlerrisiko zu reduzieren.

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Was ist KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung basiert auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, um AP-Prozesse auf verschiedene Weisen zu verbessern. Das Ergebnis ist weniger manuelle Arbeit, höhere Genauigkeit und schnellere Genehmigungen. 

Da KI viele manuelle Aufgaben übernehmen kann, können sich Finanzteams auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und verbringen weniger Zeit mit mühsamer Dateneingabe.

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Hauptvorteile des Einsatzes von KI in der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung von Aufgaben und die Reduzierung von Fehlern senken die AP-Kosten. Unternehmen können die direkten Kosten vermeiden, die Fehler verursachen könnten, und zudem das AP-Volumen erhöhen, ohne den Personalbestand aufstocken zu müssen. 

Hier sind einige spezifische Wege, wie KI die Arbeit von AP-Teams genauer und effizienter macht.

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Manuelle Dateneingabe eliminieren

KI kann Daten aus Dokumenten wie PDFs, E-Mails und Papierscans extrahieren. Mithilfe von OCR und maschinellem Lernen extrahiert KI Daten aus Rechnungen, Bestellungen, Belegen und vielem mehr. 

Mit der KI-Rechnungsverarbeitung werden Details wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten und Beträge automatisch in ein Kreditorenbuchhaltungssystem eingegeben. Ohne KI müsste ein Mitarbeiter diese Informationen manuell eingeben.

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Genehmigungen und Zahlungen beschleunigen

Viele Unternehmen haben Schwellenwerte für die Genehmigung von Ausgaben und bestimmte Personen, die den Kauf genehmigen müssen. KI kann Rechnungen und Mitarbeiterausgaben basierend auf vordefinierten Regeln und Ausgabenbeträgen an das richtige Teammitglied weiterleiten. Das spart Zeit, da das Team der Kreditorenbuchhaltung die zuständige Person nicht mehr per E-Mail um Genehmigung bitten oder benachrichtigen muss. 

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Genauigkeit verbessern und menschliche Fehler reduzieren

Da KI Daten aus Dokumenten extrahieren kann, reduziert sie Fehler, die entstehen, wenn ein Mensch Daten manuell eingibt. Zum Beispiel wird eine Rechnung über 7.295 $ empfangen, aber jemand gibt versehentlich 7.925 $ in das System ein. Zusätzlich verbessert KI die Genauigkeit, indem sie sicherstellt, dass Transaktionen korrekt kodiert werden. 

KI kann auch extrahierte Daten zwischen Dokumenten überprüfen, wie zum Beispiel einen Bestellauftrag mit einer Rechnung abgleichen, was die manuelle Überprüfungszeit beim Zwei-Wege- und Drei-Wege-Abgleich spart. 

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Fehlerhafte Zahlungen und Betrug vermeiden

Zusätzlich zu Dateneingabefehlern könnten Kreditorenbuchhaltungsteams kleiner Unternehmen versehentlich eine Rechnung doppelt bezahlen. Wenn ein Lieferant eine Rechnung per E-Mail und als Papierkopie sendet, erkennt herkömmliche Rechnungszahlungssoftware das Duplikat möglicherweise nicht. Fehler können auch passieren, wenn jemand eine Zahlung an den falschen Lieferanten überweist, indem er im Kreditorenbuchhaltungssystem eine falsche Auswahl trifft. Diese Fehler werden vermieden, da KI Duplikate kennzeichnen und Rechnungen mit Lieferanten abgleichen kann.

Zudem birgt die Kreditorenbuchhaltung immer ein Betrugsrisiko, sei es extern (z. B. ein gefälschter Lieferant) oder intern (ein Mitarbeiter, der Zahlungen manipuliert). KI und Algorithmen können Transaktionsdaten analysieren und Anomalien identifizieren. 

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Echtzeit-Transparenz in den Cashflow gewinnen

KI für die Kreditorenbuchhaltung sammelt, analysiert und prognostiziert Ihre Finanzdaten. Basierend auf Informationen wie ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeiten, Saisonalität und Verkaufszyklen kann KI Ihre Cashflow-Position vorhersagen und Ihnen diese in einem Bericht oder Dashboard präsentieren.

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Worauf Sie bei einer KI-gestützten Kreditorenbuchhaltungs-Automatisierungsplattform achten sollten

Wenn Sie Ihre aktuelle Kreditorenbuchhaltungs-Lösung durch eine KI-gestützte ersetzen möchten, sind hier einige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• OCR zum Lesen und Extrahieren von Dokumenten
• Automatische Kategorisierung von Transaktionen
• Intelligente Genehmigungsweiterleitung
• Echtzeit-Berichterstattung und Benachrichtigungen

Sie möchten, dass jedes Kreditorenbuchhaltungssystem Funktionen wie flexible Zahlungsmethoden (ACH, Überweisungen, Schecks) und die Integration mit den anderen Finanztools, die Sie verwenden, umfasst. Darüber hinaus sollten Sie jedoch auf die oben genannten Funktionen achten, um sicherzustellen, dass Sie robuste KI-Tools für die Kreditorenbuchhaltung für Ihr Finanzteam erhalten.

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Flex: KI-gestützte Kreditorenbuchhaltung für Skalierbarkeit

Mit Flex können Sie Ihre Rechnungszahlung und Spesenverwaltung automatisieren mit kostenloser Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung und leistungsstarken KI-Tools.  

Flex bietet Flex-Bankkontoinhabern eine integrierte Lieferanten- und Rechnungsverwaltung. Die KI-Rechnungszahlung von Flex erkennt und verarbeitet Rechnungsdaten, und Sie können Workflows zur Vereinfachung von Genehmigungen erstellen. 

Sie können wählen, ob Sie per Same-Day-ACH bezahlen, eine gebührenfreie Überweisung senden oder per Kreditkarte bezahlen (und Prämien für berechtigte Rechnungszahlungen erhalten). 

Flex Rechnungszahlung wird sich mit Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks Online verbinden und ist mit Ihren Flex Kredit- und Bankkonten vereinheitlicht. 

Nick Sharma, Gründer von Sharma Brands, sagt: „Was Flex wirklich auszeichnet, ist die Art und Weise, wie es Ihr Finanzerlebnis optimiert und sowohl Ihre Bank- als auch Ihre Kreditbedürfnisse nahtlos auf einer leistungsstarken Plattform konsolidiert.“

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Bereit, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu automatisieren?

Unternehmen werden Schwierigkeiten mit der Skalierung haben, wenn sie weiterhin auf manuelle Kreditorenbuchhaltungsprozesse angewiesen sind. KI und Automatisierung können mühsame Aufgaben reduzieren oder eliminieren und gleichzeitig die Genauigkeit verbessern. 

Mit Flex können Sie die Kreditorenbuchhaltung automatisieren ohne ein weiteres Software-Abonnement hinzuzufügen. Flexible Zahlungsoptionen, kombiniert mit Flex Bank- und Kreditkartenprodukten, können Ihren Cashflow verbessern.